【不動産管理ハック】その「貼り紙作成」、まだ30分もかけて悩みますか？ AIで“一瞬”解決する方法

不動産管理の業務は本当に多岐にわたりますが、意外と頭と時間を使うのが「掲示物（貼り紙）」の作成ではないでしょうか。

「ゴミ出しのルール、どう書けば角が立たないだろう…」
「共用廊下の私物、撤去してほしいけど言い方が難しい…」
「騒音トラブルの注意文、強く言い過ぎるとクレームになりそう…」

言葉選びの「絶妙な塩梅」を考えているうちに、気づけば30分以上経過……なんて経験、誰にでもありますよね。
今日は、この地味ながら精神力を削る「貼り紙づくり」を、AI（GeminiやChatGPT）に任せて数秒で終わらせる、魔法のテクニックをご紹介します。

なぜ、「注意喚起」こそAIに任せるべきなのか？

文章作成全般が得意なAIですが、実は不動産管理における「注意喚起」とは最高に相性が良いのです。その理由は3つあります。

1. 圧倒的な時短（悩む時間ゼロ）

状況を伝えるだけで、AIが数秒で「叩き台」を作成します。ゼロから構成を考える必要がなくなります。

2. 感情を排した「冷静沈着」な文章

クレーム対応直後は、どうしても文章に感情が乗ってしまいがち。AIなら常に冷静です。入居者間トラブルを円満に解決へ導く「ベテラン担当者」のように、毅然としつつも丁寧な文章を出力してくれます。

3. 「名指ししない」配慮が得意

特定の部屋からの騒音でも、掲示板では全戸向けに書く必要があります。AIは「〇〇号室がうるさい」という事実を、「マンション全体の課題としてのマナー喚起」へと変換するのが非常に得意です。

【実践】AIを「ベテラン担当者」にする魔法のプロンプト

AIへの指示（プロンプト）にはコツがあります。ポイントは「役割」「状況」「ルール」を明確に伝えること。
以下のテンプレートをコピペして、状況部分だけ書き換えて使ってみてください。

▼ コピペ用プロンプト（指示文）

# あなたの役割:
あなたは、入居者トラブルを円満に解決する「ベテランの不動産管理担当者」です。
冷静沈着で共感力が高く、しかし毅然とした態度で問題解決にあたります。

# 状況:
私（管理会社の社員）からクレーム内容を報告します。
「物件名：メゾン暮らしっく」の201号室の入居者様から、
『夜11時を過ぎても、上の階（301号室）から足音や話し声が響いて眠れない』とのお申し出がありました。

# 実行タスク:
以下のルールを守って、全戸向けの「注意喚起文書（掲示用）」を作成してください。

# ルール (絶対厳守):
1. 特定の住戸（301号室や201号室）を名指しせず、マンション全体の課題として作成してください。
2. 問題となっている行為（夜間の生活音）を具体的に示し、共用ルールやマナー順守を丁寧に促してください。
3. 高圧的ではなく、あくまで「お願い」「ご配慮のお願い」というトーンで作成してください。
4. 対応をお願いしたいことは、箇条書きで分かりやすく記載してください。

実際にAIが作成した「回答例」

上記のプロンプトを入力すると、以下のような文章が瞬時に生成されます。

まとめ：AIで「人にしかできない仕事」に時間を使いましょう

いかがでしたか？
「たかが貼り紙」かもしれませんが、この作成作業がなくなるだけで、担当者の精神的ストレスと残業時間は確実に減ります。

AIを使って空いた時間は、ぜひ「入居者様とのコミュニケーション」や「オーナー様への改善提案」など、人間にしかできない創造的で付加価値の高い仕事に使ってください。

まずは無料版のGeminiやChatGPTを開いて、先ほどのプロンプトを試してみることから始めましょう！

※管理会社様向けに、他にも「督促メール」や「工事のお知らせ」などのプロンプト例を作成することも可能です。ご希望があればお申し付けください。